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元聚原创|“会议通知”看似清楚明白,实则暗藏杀机

日期: 2019-04-01
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“会议通知”看似清楚明白,实则暗藏杀机

 

导读:董事会作为公司的业务执行机关和经营意思决定机构,在公司控制权的争夺中,董事会也往往会成为公司董事们争权夺利的战场。那么董事会会议通知就是一份“战书”。作为接收会议通知的董事,如果忽视了这份“战书”,没有读懂会议通知的真正内容,识别暗藏在“战书”里的杀机,将可能造成严重后果,甚至丧失对公司的控制权。


元聚原创|“会议通知”看似清楚明白,实则暗藏杀机

 

案情简介:

     兆民公司的股东分别为兆瓦公司、范某某、姚某某、闻某某、张某、邵某;其董事会成员为范某某、姚某某、张某、邵某、孔某某、孙某等六人。范某某担任公司的总经理及法定代表人。

    2013年7月31日,孔某某向全体董事发送董事会会议通知,该通知除时间、地点外,其会议议题包括:对董事会行使章程第十六条第(九)、第(十一)项职权作出决议;制定公司印章、证照、银行印鉴管理基本制度。范某某签收了该通知,但因有急事未参加该董事会,亦未委托他人参会。

    2013年8月4日,兆民公司召开董事会会议并形成董事会决议一份,该决议记载的参会董事人员为:孔某某、姚某某、朱某、孙某,未到会董事为范某某和张某。其中,董事会决议:1、免去范某某所担任的兆民公司总经理及法定代表人职务;2、聘任孔某某担任兆民公司总经理及法定代表人;3、责成范某某向孔某某移交兆民公司印章、证照、财务账簿。到会四位董事均签字赞成该决议。

    章程第十六条第九项规定“董事会的职权包括召集股东会会议、决定法定代表人”;第十一项规定“根据董事长的提名决定聘任或者解聘公司总经理何公司财务负责人”。

    董事会议事规则规定:董事会会议须由过半数董事出席方可举行;董事如不能出席董事会会议的,可以书面委托其他董事代为出息;董事未出席董事会会议,亦未委托代表出席的,视为放弃在该次会议上的投票权;董事会决议的表决,实行一人一票,董事会对所议事项作出的决定由全体董事人数二分之一以上的董事表决通过方为有效;公司设总经理一名,由董事长提名,董事会决定聘任或者解聘;公司的法定代表人由总经理担任。

    此后,范某某以董事会通知议题不明确为由要求撤销董事会决议,本案经二审最终驳回范某某的诉讼请求。

 

    裁判要旨:公司章程某条规定董事会有权任免法定代表人,董事会召集通知中未直接载明议题,但载明将对该条事项作出决议的,视为议题明确。股东以会议通知不明确为由主张撤销决议的,法院不予支持。

 

    法官认为董事会的召集通知中应当载明召集的事由、议题和议案概要。本案中,孔某发给范的会议通知中明确载明会议议题包括:对董事会行使章程第十六条第(九)、第(十一)项职权作出决议;制定公司印章、证照、银行印鉴管理基本制度;召集股东会临时会议事宜。兆民公司章程第十六条第(九)项规定董事会的职权包括召集股东会会议、决定公司法定代表人,第(十一)项规定董事会有权根据董事长的提名决定聘任或者解聘公司总经理和公司财务负责人再结合2013年8月4日董事会决议的实际内容,可以得出2013年8月4日董事会会议的召集者已就会议议题向范进行完整明确告知的结论,范回复的电子邮件中提到的临时有急事参加不了会议以及公司公章暂由其保管的说法也能印证上述结论。

(案件来源:上海市第二中级人民法院民事判决书 2013)沪二中民四(商)终字第1498号,因篇幅所限笔者对该案例做了部分删减,读者如欲了解案情全貌,请参阅判决书全文)

 

    当局者迷,旁观者清,看完这则案例相信大家都能看出“会议通知”中的杀机藏在哪里

    会议通知中议题并非撤换法定代表人和总经理,而是以对董事会行使章程第十六条第(九)项、第(十一)项职权作出决议相替代,而章程第(九)项、第(十一)项就是关于任免法定代表人和总经理的规定。案例中的范某因忽视了“会议通知”里的议题,未能识破“会议通知”里暗藏的杀机,最后被董事会免去总经理及法定代表人,也因此失去了对公司的控制权,令人扼腕不已。

 

“会议通知”应如何发?

    召开董事会会议,应当履行已定的召集程序,向董事提前发出会议通知。董事会议通知程序正确与否直接影响董事会决议的效力,因此,首先要注意会议的通知程序是否合法。

 

1)发出主体适格

    董事会会议由董事长召集和主持;董事长不能履行职务或者不履行职务的,由副董事长召集和主持;副董事长不能履行或者不履行职务的,由半数以上董事共同推举一名董事召集和主持。(董事长副董事半数以上董事推一名董事

 

2)载明审议事项

   董事会会议通知应载以下内容:会议日期和地点;会议期限;事由及议题;发出通知的日期对于通知中的会议召开时间必须是确定的时间,如:2019年3月27日上午9点整。如果通知中仅仅写了某年某月某日上午,则很难让董事明白到底是上午8点还是10点。另外,如果通知中载明的时间是一个不合理的时间段,比如通知凌晨2点开董事会议,则可能会被认为该通知是不当通知。对于地点,一般把公司住所地或者经营地作为会议地点。但实务中也存在有些召集人为了恶意阻止某些董事参加董事会,而将会议的地点定在离该董事较远的地方,这构成不正当召集方法。

 

3)发出时间合法

     我国公司法仅对于股份公司的董事会的通知时限做了提前十天通知的规定,而对于有限公司的董事会通知时限并未规定。笔者建议有限公司的章程须规定董事会的通知时限。

 

经验总结

    第一,广大企业家们,务必要认识到董事会会议通知的重要性。公司在发出董事会会议通知时一定要明确记召集的事由、议题和议案概要,否则董事会决议就可能被撤销。

    第二,作为接收会议通知的董事要读懂会议通知的真正含义,如果通知中载明的相关内容与公司章程相关,务必结合章程规定,以免出现上述案例中的惨痛教训。


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